Privacyverklaring

Deze privacyverklaring (pdf) legt uit wat we doen met persoonlijke gegevens.

• Als je onze website voor het eerst bezoekt zonder persoonlijke informatie achter te laten, bewaren we niets.
• Als je gegevens achterlaat, zoals bij het aanmaken van een account, bewaren we die veilig.
• We delen persoonsgegevens alleen met vertrouwde externe partners voor specifieke doeleinden.
• Jouw persoonsgegevens worden niet verkocht aan derden.
• We nemen maatregelen om jouw persoonlijke informatie te beveiligen.
• Je hebt rechten met betrekking tot je persoonsgegevens, zoals toegang, correctie, verwijdering en meer.
• Voor vragen over privacy kun je contact opnemen met onze Data Protection Officer.

 

Privacyverklaring van buildmate - product van VISMA BOUWSOFT NV, met zetel: Molenweg 9, B-8377 MEETKERKE,  ondernemingsnummer BTW-BE 0466.415.194

Voor het verdere verloop van deze privacyverklaring verwijzen we naar onszelf (de softwaredienst en het bedrijf) als “buildmate”, “Visma Bouwsoft”, “wij” en “ons”.

 

1- Waarom een Privacyverklaring?

Deze Privacyverklaring is gericht naar iedereen (klant of niet, natuurlijke persoon of rechtspersoon) die op één of andere manier persoonsgegevens met ons deelt (hierna: “gebruiker”, “je”, “jij” en “jou”).

Wij willen dat je duidelijk weet welke gegevens we van jou bijhouden en wat we er mee doen. 

 

2- Welke persoonsgegevens verwerken we?

Wij verwerken:

• Persoonlijke basisinformatie zoals: Naam, adres, telefoonnr, emailadres en demografische informatie
• Informatie met betrekking tot de gebruiker en het webverkeer zoals inloggegevens, gebruikersnaam, IP-adres
• Statistieken over het gebruik van onze software

 

3- Hoe worden persoonsgegevens verzameld?

Over het algemeen verzamelt buildmate persoonsgegevens rechtstreeks van u of van andere met onze Klant verbonden personen. Als de Klant waarvoor u werkt producten of diensten van Visma afneemt van een partnerbedrijf van Visma kunnen we informatie over u verzamelen via dat partnerbedrijf.

Wanneer u websites van Visma gebruikt en via e-mail met ons in contact bent, maken we ook gebruik van cookies en andere traceertechnologieën voor het optimaliseren van uw ervaring van Visma, onze producten, en onze sites. Zie ons cookiebeleid voor meer informatie.

 

Volgende zaken verzamelen we om onze software te verbeteren:

• We verzamelen feedback over hoe je onze software ervaart
• We volgen hoe onze software gebruikt wordt via Google Analytics
• We verzamelen informatie over hoe bepaalde errors/exceptions konden voorkomen via Sentry

In sommige gevallen kunnen we ook informatie over u verzamelen uit andere bronnen. Deze bronnen kunnen externe aggregatoren van gegevens, marketingpartners van Visma, openbare bronnen of sociale netwerken van derden zijn.

 

4- Waarom verwerken we persoonsgegevens?

Deze Privacyverklaring van buildmate is van toepassing wanneer buildmate en de hiermee verbonden ondernemingen uw persoonsgegevens voor diverse doeleinden verwerken wanneer u contacten met ons onderhoudt, zoals:

 

4a) Aankoop en levering

• Uitvoeren van bestellingen, betalingen en facturatie
• Aanbieden van gebruikersaccounts van onze diensten

4b) Ondersteuning en verbetering

• Verbeteren en (verder) ontwikkelen van de kwaliteit, functionaliteit en gebruikerservaring van onze producten, diensten en de Sites van Visma
• Aanbieden van klantondersteuning voor onze producten en diensten
• Verbeteren van deze software door feedback
• Verbeteren van deze software door te volgen hoe deze gebruikt wordt
• Verbeteren van deze software door het verzamelen van bugreports
• Exploiteren van gebruikerscommunities voor opleidingsdoeleinden en het mogelijk maken van interactie tussen gebruikers en Visma

4c) Beveiliging

• Opsporen, verhelpen en voorkomen van bedreigingen en misbruik door het bijhouden van logfiles en beveiligingsinformatie.

4d) Marketing

• Beheren van marketingvoorkeuren en sturen van marketingcontent
• Aanmaken van belangstellingsprofielen voor het promoten van relevant producten en diensten (profilering)

4e) Rekrutering

• Het beheer van rekruteringprocessen en het verwerken van sollicitaties
• Ingediende documenten evalueren, sollicitatiegesprekken voeren en referenties opvragen

Informatie met betrekking tot hoe persoonsgegevens in een van onze vele diensten verwerkt worden is te vinden in de betreffende verwerkersovereenkomst voor die dienst. In dergelijke gevallen handelt Visma als gegevensverwerker en verwerkt de gegevens namens en in overeenstemming met de instructies van de Klant. Neem voor meer informatie hierover contact op met de klantenservice voor die specifieke dienst.

 

5- Wat is de wettelijke grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens?

 

We verwerken gegevens op basis van verschillende wettelijke grondslagen.

 

5a) Aankoop en gebruik van onze diensten: Overeenkomst

We verwerken uw persoonsgegevens op basis van een juridisch bindend contract met u.

Dit gaat over:

• Bestellingen en facturatie van onze softwarediensten
• Ondersteuning via chat of via ticket(s)
• Telefonische ondersteuning (indien strikt noodzakelijk)
• Afhandeling van gevolgde lessen

 

5b) Verbeteren van onze software en beveiliging: Legitiem belang 

Wij hebben een gerechtvaardigd belang om gegevens bij te houden omwille van:

• Beveiliging van uw gegevens en onze infrastructuur om zo misbruik, inbraak, datadiefstal, ... te voorkomen
• Feedback over onze software te verzamelen
• Automatische bugreports te verzamelen om zo fouten op te sporen en te elimineren
• Tracering van welke stukken van de software er op welke manier gebruikt worden om zo de kwaliteit van onze diensten te verbeteren

 

5c) Marketing en profilering: Legitiem belang

Wanneer u contacten onderhoudt met Visma, bijvoorbeeld door het bezoeken van webpagina’s van Visma, het downloaden van content, het volgen van webinars, of als deel van het gebruik van diensten van Visma, zal Visma uw persoonsgegevens verwerken op grond van een gerechtvaardigd belang. Een van de legitieme belangen van Visma is de verwerking van persoonsgegevens voor marketingdoeleinden.

 

5d) Sollicitatie: Toelating

Door bij ons te solliciteren voor een jobaanbieding of door een vrije sollicitatie geeft u ons impliciet toestemming om uw gegevens te verwerken ivm deze sollicitatie.

Dit houdt in dat wij uw aangeleverde solicitatiebrief en uw CV bijhouden en deze aanvullen met notities over het interview, testresultaten en een evaluatie.

Het spreekt voor zich dat deze toelating kan ingetrokken worden, dit kan door een mail naar dpo@bouwsoft.be. Het spreekt ook voor zich dat dit tevens uw kandidatuur beëindigt

 

6- Hoe worden uw persoonsgegevens gedeeld?

6a) Binnen de Visma-Groep

Omdat Visma uit vele verschillende dochterondernemingen bestaat, is het belangrijk voor ons dat we u de best mogelijke integrale ervaring kunnen bieden. Om het overzicht en het inzicht te kunnen houden kan Visma uw persoonsgegevens delen met andere bedrijven in de Visma- Groep.

 

6b) Buiten de Visma-Groep

Ook kan Visma uw persoonsgegevens met externe partijen delen in de volgende kaders:

• Gebruikerscommunities van Visma

Wanneer u een post, opmerking of iets dergelijks op de gebruikerscommunities van Visma of op andere fora op Sites van Visma plaatst, kan dergelijke informatie gelezen en gebruikt worden door iedereen die toegang tot dergelijke fora heeft. Visma is niet verantwoordelijk voor informatie die u op dergelijke fora of Sites van Visma plaatst.

• Zakenpartners

Visma kan uw persoonsgegevens met onze partners delen wanneer dit vanuit een zakelijk perspectief gerechtvaardigd is en in overeenstemming is met toepasselijke privacywetgeving.

• Overheidsinstanties

De politie en andere autoriteiten kunnen om toegang tot persoonlijke informatie van Visma verzoeken. In dergelijke gevallen zal Visma de gegevens uitsluitend ter beschikking stellen wanneer er een rechterlijk bevel of soortgelijke order is om dit te doen.

 

7- Wanneer maken we gebruik van verwerkers?

Voor het verwerken van persoonsgegevens maakt Visma gebruik van verwerkers. Deze verwerkers zijn doorgaans verkopers van clouddiensten, bedrijven die instaan voor de afhandeling van de betaling van de afgenomen diensten of andere IT-hostingdiensten.

Wanneer er gebruik wordt gemaakt van verwerkers, zal Visma een verwerkersovereenkomst aangaan om uw privacyrechten te kunnen waarborgen. Als verwerkers buiten de EU/EER gevestigd zijn, zorgt Visma er ten behoeve van u voor dat er wettelijke grondslagen voor dergelijke internationale overdrachten bestaan, onder andere door het gebruik van de Modelclausules van de EU.

Ga voor informatie over de subverwerkers die we gebruiken voor aan u het verlenen van een Visma-dienst naar ons Visma Trust Centre.

U kunt altijd om een overzicht van en nadere informatie over verwerkers van Visma verzoeken.

 

8- Hoe lang worden uw gegevens bewaard?

buildmate zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig voor de uitvoering van onze contractuele verplichtingen. Wanneer we uw persoonsgegevens op een andere wettelijke grondslag verwerken, zoals een gerechtvaardigd belang, worden deze gegevens zolang bewaard als nodig is voor het realiseren van het doel van de verwerking.

Daarom kan het zijn dat uw persoonsgegevens onder diverse soorten bewaarbeleid kunnen vallen, afhankelijk van het soort gegevens en het doel van het verzamelen ervan. Hier volgen enkele voorbeelden:

Bij het werven van personeel zal Visma Bouwsoft uw persoonlijke informatie zoals een CV, sollicitatie en andere documenten vernietigen wanneer het wervingstraject afgerond is, doorgaans uiterlijk 6 maanden na de uiterste inzenddatum van de sollicitatie, tenzij anders met u overeengekomen.

Een ander voorbeeld is contactinformatie die wordt opgeslagen voor marketingdoeleinden, met inbegrip van potentiële klanten of geïnteresseerden. Dergelijke persoonsgegevens worden uiterlijk 24 maanden na de laatste geregistreerde activiteit vernietigd.

Neem voor nadere informatie over verwijdering contact op met Visma (zie de contactinformatie in het laatste onderdeel van deze verklaring).

 

9- Wat zijn mijn privacyrechten en hoe kan ik ze uitoefenen?

Doordat Bouwsoft jouw persoonsgegevens verwerkt heb jij volgende rechten:

• Recht op toegang tot de persoonsgegevens die wij over jou bijhouden;
  je mag ons altijd vragen welke gegevens we over jou hebben.
• Recht op rectificatie, vervollediging of update van jouw persoonsgegevens;
  Je kan de meeste van de gegevens die wij hebben van jou als gebruiker ook zelf aanpassen in jouw gebruikersaccount. Kan dat niet, dan doen wij de nodige aanpassing op jouw vraag.
• Recht op schrapping van jouw persoonsgegevens (het ‘recht om vergeten te worden’)
  Op eenvoudige aanvraag verwijderen wij jouw persoonsgegevens in zover we dit wettelijk mogen. Wij zijn bv. wettelijk verplicht om facturen 10 jaar bij te houden.
• Recht om je uit te schrijven van marketingcommunicatie;
  Je kan in de mails zelf die je ontvangt, op elk moment jouw toestemming die je gegeven hebt intrekken. 
• Recht op overdraagbaarheid van jouw persoonsgegevens;
  Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. 
• Recht van bezwaar/verzet tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens.
  Je hebt op ieder ogenblik de mogelijkheid om je te verzetten tegen het verwerken van jouw persoonsgegevens voor wetenschappelijk en/of statistisch onderzoek. 

Je kan jouw privacy rechten kosteloos uitoefenen door contact met ons op te nemen via dpo@bouwsoft.be. Wij zullen zo snel mogelijk antwoorden en uiterlijk één maand nadat we jouw verzoek ontvangen hebben.

Om je rechten uit te oefenen moeten wij natuurlijk zeker zijn dat de vraag van jou komt, zodat we niet ongewild informatie vrijgeven aan derden. 

 

10- Kan deze privacyverklaring in de toekomst gewijzigd worden?

We raden je aan om deze verklaring regelmatig door te lezen. Wanneer we significante wijzigingen in onze verklaring aanbrengen, kunnen we je ook met andere middelen hierover informeren, bv. door het sturen van een e-mail of het plaatsen van een aankondiging op onze bedrijfswebsite en/of sociale media pagina's voordat de wijzigingen van kracht worden.

De privacyverklaring wordt minimaal eens per jaar herzien en wijzigingen worden geaccordeerd door de Privacyraad van Visma.

 

11- Niet tevreden over hoe we met jouw persoonsgegevens omgaan?

Indien je opmerkingen of klachten hebt over de wijze waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan, vragen wij jou om deze eerst aan ons te melden. Dat kan door een mail met jouw klacht te sturen naar dpo@bouwsoft.be. Op die manier kunnen we in onderling overleg tot een oplossing komen.

Ben je na deze melding nog niet steeds niet tevreden? Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit (voor België: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/).

 

12- Na het lezen van deze Privacyverklaring toch nog vragen?

Stuur een mailtje naar dpo@bouwsoft.be. Onze Data Protection Officer neemt graag de tijd om jouw vragen rond privacy te beantwoorden.

Voor vragen in verband met de Visma Group:

Karenslyst allé 56, 0277 Oslo, Noorwegen.

Als je meer informatie wil over wat Visma met je persoonsgegevens doet, lees dan zeker ook hun privacyverklaring. Heb je opmerkingen, vragen of bezorgdheden over je privacy die je rechtstreeks aan Visma wil richten, stuur deze dan naar privacy@visma.com.

Tel: +47 46 40 40 00